حفاظت از اسناد کاغذی

اجرای پروتکل های امنیتی

یکی دیگر از جنبه های مهم محافظت از اسناد کاغذی ، در امان نگه داشتن آنها از سرقت است. برای به حداقل رساندن خطرات، لازم است دسترسی به اسناد خاص را فقط به کارمندان اختصاص دهید یا خود به تنهایی آن را اداره نمایید.

کابینت های بایگانی باید محکم‌ساخته شوند و به صورت شبانه روز قفل شوند. کسانی که از اسناد مهم استفاده می کنند باید بلافاصله پس از استفاده آنها را به محل خود برگردانند و هرگز آنها را با خود و یا خارج از محل کار به خانه نبرید. دوربین های امنیتی حتی ممکن است برای کمک به نظارت بر حساس ترین مناطق ذخیره سازی اسناد کاغذی شما مناسب هستند.

ذخیره سازی خارج از سایت را در نظر بگیرید

وقتی سوابق هنوز “منقضی” نشده اند تا بتوانید با خیال راحت آنها را دور بیندازید اما آنقدر تازه نیستید که بتوانید به صورت روزانه یا حتی ماهانه به آنها نزدیک شوید ، آنها کاندیداهای خوبی برای ذخیره سازی خارج از سایت میباشند.

اگر مقدار کافی از این اسناد را داشته باشید، انتقال آنها به خارج از سایت فضای بیشتری برای اسناد دیگری فراهم می کند که از فوریت بیشتری برخوردار هستند، اگرچه ذخیره و محافظت از اسناد کاغذی برای شما هزینه بر است.

یک برنامه خاص برای حفظ سوابق خود کنار بگذارید

در اولین گام باید اسناد را از یکدیگر تفکیک کنید. اطلاعات شخصی مشتری، داده های کارمندان، قراردادهای تجاری، فاکتورها، اطلاعات مالیاتی و موارد دیگر باید تحت عنوان “اسناد مهم” تعیین شود و بخشی را از قبل برنامه ریزی کرده و برای سازماندهی و ذخیره سازی آنها اختصاص دهید.

اسناد را اسکن و دیجیتالی کنید

در صورت امکان، مطلوب است که کاملاً اسناد را دیجیتالی کرده و آن‌را اسکن کنید تا جایگزین نسخه های اصلی شود. اما حتی در مواردی که باید اصل آن را نگهداری کرد، اسکن یک روش ایده آل برای محافظت از اسناد کاغذی با تهیه نسخه پشتیبان از آنها با یک نسخه غیر کاغذی میباشد.

اسناد غیر ضروری را با خیال راحت دور بیندازید

محافظت از اسناد کاغذی در برابر استفاده نادرست نه تنها در هنگام ذخیره اسناد بلکه هنگام دور انداختن آنها نگران کننده است.

در بعضی از ایالت ها ، شما باید اطلاعات شخصی مشتری را که در یک سند وجود دارد قبل از دور انداختن ، سانسور کنید. اما، با وجود تمام اسناد که از آسیب رساندن به طبیعت بسیار حساس به وجود می‌آید، خرد کردن اسناد بهترین راه برای اطمینان از غیرقابل استفاده بودن سند از بین رفته میباشد.

درج تبلیغات استفاده از برنامه های امنیتی نگهداری اطلاعات در سایت دیوار

آموزش نگهداری از اسناد در آگهی رایگان شهر24